IMPORTRANGE -Spreadsheet が MS Excel との差別化に成功している最大の点-

 私の考える MS Excel と Google Spreadsheet の一番の違いは、ローカル（自分の PC 上）で処理をするか、サーバ上で処理をするかである。

個人的には Google Spreadsheet の方が使い勝手が良いと思っている。その根拠はと言うと、ある程度の能力があれば、ハイスペックな PC は必要ない、ということも挙げられるが、それ以上に利点になってくるのは、他のファイルからの引用が容易に出来る、ということである。

例えば、全体の名簿は共有されているが、自分には編集権限がない、なんてことがある。そんなときは、その名簿をコピーすれば自分で自由に使えるようになるのだが、名簿が更新されるようなものだったりすると、その度にコピペしないといけないし、それ以上に更新されたことに気が付かずに古いデータを扱っていて問題が発生することもある。

そんなとき、元のデータをそのまま引用することを可能にする関数がある。それが「IMPORTRANGE」である。

例えば、前回作成した歴代内閣総理大臣のデータがあり、その中から特定の代の総理大臣を抜き出して「別ファイル」に名簿を作成したい、とする。そんなときに、この関数を使う。

「=importrange("Spreadsheet の ID","範囲")」

「Spreadsheet の ID」は、Spreadsheet を開いたときの URL の中の、「d/(ID)/edit#gid=0」の部分である。具体例で言うと、前述の歴代内閣総理大臣の URL は「https://docs.google.com/spreadsheets/d/19IOXpCTj3yxb-O-1ldFB_3rrsZKr6l0se8GD_pYQa90/edit#gid=0」であるので、 ID は「h19IOXpCTj3yxb-O-1ldFB_3rrsZKr6l0se8GD_pYQa90」である。が、「importrange」の仕様として、ID の代わりに URL を入れても対応するよ、ってなっているので、わざわざ削ったりして ID にせず、 URL をそのまま入れた方が楽である。

「範囲」はその Spreadsheet のどの範囲を持ってくるかを指定する。「A1」と入力すると、そのファイルの最初のシートのセル A1 の値を返す。

この“最初のシート”というのがちょっと厄介で、複数のシートで作成しており、最初のシートではないシートにデータを作成していると、そのシート名も指定しなくてはならない。例えば、シート2 にデータを作成したときは、「"シート2!A1"」というように指定する。

この際に更に厄介なのが、シート名が「シート2」なのか、「シート2」なのか、「Sheet 2」なのか、「Sheet2」なのか、ちゃんと確認する必要がある。Spreadsheet を使っていて、「何故かエラーが出る」と相談してくる人がいるが、その人が“Mac ユーザ”の場合、大半が数字を“半角”ではなく“全角”で入力していることが原因である。なので、シート名は手入力ではなく、シートを右クリックして「名前の変更」からコピーしてきた方が良いだろう。

この「importrange」は実に便利で、上記ではセル 1 つを引っ張ったが、範囲をまとめて引っ張ることができる。なので、数式 1 つでまとめて持ってくることも可能である。

更に、範囲を持ってこれる、ということは、vlookup の引数の中の範囲に指定することも可能なので、元のリストを別ファイルにしたまま、必要な人だけを抜き出した名簿を作成することも可能である。

これを使うことで、大本の生徒データ（本校の場合は台帳用名簿）の閲覧権限があれば、あとは年組番のデータを入力するだけで選択授業の名簿を作成することが可能となる。